Trong quá trình chuyển động sản xuất – tởm doanh, các doanh nghiệp luôn luôn phát sinh các văn bản, sách vở và giấy tờ để hỗ trợ thực hiện tại công việc. Phần lớn tài liệu đó cần phải lưu trữ và bảo quản theo những quy định của pháp luật.
Bạn đang xem: Quy định về lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp
Bài viết sau đây sẽ cung cấp cho bạn những phía dẫn, phương pháp về tàng trữ hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp chính xác và không thiếu nhất.
1. Hồ nước sơ, tài liệu trong doanh nghiệp bao hàm những gì?
Trong các doanh nghiệp thì hồ sơ, tài liệu được chia thành 3 team chính:
- Các sách vở nội cỗ trong công ty như: chính sách, sổ tay, thủ tục, lý giải công việc, biểu mẫu, phiên bản vẽ sơ đồ, …
- những hồ sơ, tài liệu tạo ra từ phía bên ngoài nhưng được vào vận dụng trong các hoạt động vui chơi của công ty như: các tiêu chuẩn, quy định, kế hoạch, tư liệu kỹ thuật, …
- những tài liệu tham khảo mang tính chất hướng dẫn, không bắt buộc
2. Những các loại hồ sơ, tài liệu nào cần bảo quản theo giải pháp của pháp luật
Như đã nhắc đến ở trên Hồ sơ, tư liệu của doanh nghiệp có không ít loại và có mức giá trị khác nhau. Để cai quản hồ sơ, tư liệu một biện pháp hiệu quả, chúng ta cần dựa trên một trong những tiêu chí cơ phiên bản để phân loại, giúp cho việc thống trị trở nên đơn giản dễ dàng và công nghệ hơn.
Theo điều 3, thông tư 09/2011/TT - BNV thì các đơn vì là tổ chức triển khai chính trị, cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp ghê tế, cấp dưỡng – sale thì yêu cầu chia hồ sơ làm các nhóm sau nhằm lưu trữ:
- đội 1: tài liệu tổng phù hợp chung
- nhóm 2: tư liệu về báo cáo, thống kê, planer hoạt động
- đội 3: tư liệu về cơ cấu tổ chức tổ chức
- nhóm 4: tài liệu về cai quản trị, hành thiết yếu – nhân sự
- nhóm 5: tài liệu về kế toán, kiểm toán, tài chính
- đội 6: hồ sơ về khuôn khổ xây dựng cơ bản
- đội 7: hồ nước sơ, sáng chế khoa học, công nghệ
- đội 8: Hồ sợ đấu thầu, dự thầu, biên bản hợp tác
- đội 9: làm hồ sơ thanh tra, giải quyết và xử lý tranh chấp, khiếu nại
- đội 10: làm hồ sơ về thi đua, khen thưởng
- team 11: tư liệu về pháp chế
- team 12: tư liệu về quản ngại trị công sở
- đội 13: Tài liệu, hồ sơ liên quan đến những nghiệp vụ chăm môn
- team 14: tư liệu về Đảng, Đoàn thể trong ban ngành doanh nghiệp
Ngoài ra, theo điều 11, qui định doanh nghiệp năm trước cũng nêu cụ thể hơn về chế độ lưu giữ những tài liệu nội bộ của doanh nghiệp. Theo đó:
Tùy theo nhiều loại hình, doanh nghiệp cần được lưu trữ các tài liệu sau đây;
a. Điều lệ tổ chức; quy chế thống trị nội bộ;
b. Sổ đk thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;
c. Văn bằng bảo hộ quyền download công nghiệp;
d. Giấy ghi nhận đăng ký unique sản phẩm; bản thảo và giấy chứng nhận khác;
e. Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu gia sản của công ty;
f. Biên phiên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; những quyết định của doanh nghiệp;
g. Bản cáo bạch nhằm phát hành chứng khoán;
h. Report của Ban kiểm soát, kết luận của phòng ban thanh tra, tóm lại của tổ chức kiểm toán;
i. Sổ kế toán, hội chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.
Doanh nghiệp rất cần được lưu giữ tất cả các văn bản, hồ nước sơ, tư liệu nói trên tại trụ sở làm việc của tổ chức hoặc vị trí khác (như kho tài liệu, trung trung ương lưu trữ, viên văn thư Quốc gia, …).
3. Pháp luật về thời gian lưu trữ hồ nước sơ, tài liệu
Theo bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ cập trong hoạt động vui chơi của các cơ quan, tổ chức ban hành kèm theo thông tư số 09/2011/TT-BNV thì thời gian bảo vệ tài liệu, lưu trữ hồ sơ được giải pháp theo từng nhóm cụ thể với khoảng 14 nhóm chủ yếu cùng 203 tè mục đi kèm.
Thông tứ này được áp dụng so với các cơ sở nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức triển khai xã hội, tổ chức triển khai xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế tài chính và đơn vị chức năng vũ trang nhân dân (sau trên đây gọi bình thường là cơ quan, tổ chức).
Để tiện lợi tra cứu, chúng ta cũng có thể chọn bí quyết “ctrl + F” với gõ trường đoản cú khóa tài liệu yêu cầu tìm tìm về quy định thời hạn lưu trữ hoặc tìm theo lao lý về thời hạn lưu trữ tư liệu theo các nhóm lớn.
Xem thêm: Công dụng của bột ca cao - 11 lợi ích sức khỏe và dinh dưỡng của bột ca cao
Nhóm 1: tài liệu tổng hợp
STT | Tên team hồ sơ tài liệu lưu lại trữ | Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu |
1 | Tập văn bản gửi bình thường đến các cơ quan - công ty trương, mặt đường lối của Đảng với pháp luật ở trong nhà nước (hồ sơ nguyên tắc) - Gửi để tìm hiểu (đổi tên cơ quan, đổi trụ sở, đổi dấu, thông báo chữ ký …) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thực thi hiện hành thi hành 05 năm |
2 | Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định/hướng dẫn những sự việc chung của ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
3 | Hồ sơ đáng nhớ các dịp nghỉ lễ hội lớn, sự kiện đặc biệt quan trọng do cơ quan chủ trì tổ chức | Vĩnh viễn |
4 | Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết công tác của ngành, phòng ban - Tổng kết năm - Sơ kết tháng, quý, 6 tháng | Vĩnh viễn 5 năm |
5 | Kế hoạch, report công tác sản phẩm năm - Của cơ quan cấp cho trên - Của ban ngành và những đơn vị trực thuộc - Của đơn vị chức năng chức năng | 10 năm Vĩnh viễn 10 năm |
6 | Kế hoạch, báo cáo công tác quý, 6 tháng, 9 tháng - Của cơ quan cung cấp trên - Của phòng ban và các đơn vị trực thuộc - Của đơn vị chức năng | 5 năm 20 năm 5 năm |
7 | Kế hoạch, báo cáo tháng, tuần - Của cơ quan cấp cho trên - Của cơ sở và các đơn vị trực thuộc - Của đơn vị chức năng | 5 năm 10 năm 5 năm |
8 | Kế hoạch, report công tác thốt nhiên xuất | 10 năm |
9 | Hồ sơ tổ chức thực hiện chủ trương, con đường lối của Đảng và pháp luật của nhà nước | Vĩnh viễn |
10 | Hồ sơ tổ chức tiến hành chế độ/quy định/hướng dẫn những vấn đề chung của ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
11 | Hồ sơ vận dụng ISO của ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
12 | Tài liệu về công tác thông tin, tuyên truyền của cơ quan - Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, report năm - Kế hoạch, report tháng, quý, công văn trao đổi | Vĩnh viễn 10 năm |
13 | Tài liệu về hoạt động của Lãnh đạo (báo cáo, phiên bản thuyết trình/giải trình, trả lời chất vấn tại Quốc hội, bài bác phát biểu tại những sự khiếu nại lớn…) | Vĩnh viễn |
14 | Tập thông tin ý kiến, kết luận cuộc họp | 10 năm |
15 | Sổ ghi biên bạn dạng các cuộc họp giao ban, sổ tay công tác của lãnh đạo cơ quan, thư ký lãnh đạo - Bộ, cơ sở ngang bộ và tương đương - ubnd tỉnh cùng tương đương - Cơ quan, tổ chức triển khai khác | Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm |
16 | Tập công văn hiệp thương về những vấn đề chung | 10 năm |
Nhóm 2: tư liệu quy hoạch
STT | Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu giữ trữ | Thời gian bảo quản, tàng trữ hồ sơ, tài liệu |
1 | Kế hoạch, báo cáo công tác quy hoạch, kế hoạch, thống kê - lâu năm hạn, hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng | Vĩnh viễn 20 năm 5 năm |
Tài liệu quy hoạch | ||
2 | Tập văn bạn dạng về quy hoạch gửi tầm thường đến các cơ quan liêu (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bạn dạng hết hiệu lực thực thi hiện hành thi hành |
3 | Hồ sơ xây cất quy hoạch trở nên tân tiến ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
4 | Hồ sơ về gây ra đề án, dự án, chương trình phương châm của ngành, cơ quan được phê duyệt | |
5 | Hồ sơ quản ngại lý, tổ chức triển khai các đề án, dự án, chương trình kim chỉ nam của ngành, cơ quan | |
6 | Hồ sơ thẩm định, phê coi ngó đề án chiến lược, đề án quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình phương châm của những đố | |
7 | Báo cáo nhận xét thực hiện những đề án chiến lược, đề án, quy hoạch vạc triển, đề án, dự án, chương trình, phương châm của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý nhà nước - Tổng kết - Sơ kết | Vĩnh viễn 10 năm |
8 | Công văn bàn bạc về công tác làm việc quy hoạch | 10 năm |
Tài liệu kế hoạch | ||
9 | Tập văn bạn dạng về chiến lược gửi chung đến những cơ quan tiền (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bạn dạng hết hiệu lực hiện hành thi hành |
10 | Chỉ tiêu kế hoạch phát triển kinh tế tài chính - xã hội hàng năm - phòng ban ban hành - phòng ban thực hiện - ban ngành để biế | Vĩnh viễn Vĩnh viễn 5 năm |
11 | Hồ sơ xây đắp kế hoạch và report thực hiện chiến lược của ngành, cơ quan - lâu năm hạn, hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng | Vĩnh viễn 20 năm 5 năm |
12 | Kế hoạch và báo cáo thực hiện nay kế hoạch của những đơn vị trực thuộc - dài hạn, mặt hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng | Vĩnh viễn 20 năm 5 năm |
13 | Hồ sơ chỉ đạo, khám nghiệm việc triển khai kế hoạch | 20 năm |
14 | Kế hoạch report thực hiện kế hoạch của các đối tượng người tiêu dùng thuộc phạm vi cai quản về kế hoạch - sản phẩm năm - Quý, 6 tháng, 9 tháng | Vĩnh viễn 5 năm |
15 | Công văn hội đàm về công tác kế hoạch | 10 năm |
Tài liệu thống kê | ||
16 | Tập văn phiên bản về thống kê lại gửi tầm thường đến những cơ quan tiền (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thực thi thi hành |
17 | Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bạn dạng chế độ/quy định, lý giải về những thống kê của ngành | Vĩnh viễn |
18 | Báo cáo những thống kê tổng hợp, thống kê siêng đề - dài hạn, thường niên - Quý, 6 tháng, 9 tháng | Vĩnh viễn 20 năm |
19 | Báo cáo khảo sát cơ bản - report tổng đúng theo - báo cáo cơ sở, phiếu điều tra | Vĩnh viễn 10 năm |
20 | Báo cáo phân tích cùng dự báo | Vĩnh viễn |
21 | Công văn trao đổi về công tác làm việc thống kê, điều tra | 10 năm |
Nhóm 3: Tài liệu tổ chức triển khai cán bộ
STT | Tên team hồ sơ tài liệu lưu lại trữ | Thời gian bảo quản, tàng trữ hồ sơ, tài liệu |
1 | Tập văn bạn dạng về công tác tổ chức, cán cỗ gửi phổ biến đến các cơ quan lại (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thực thi hiện hành thi hành |
2 | Hồ sơ xây dựng, ban hành Điều lệ tổ chức, quy chế làm việc, chế độ/quy định, trả lời về tổ chức, cán bộ | Vĩnh viễn |
3 | Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán bộ - nhiều năm hạn, mặt hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng | Vĩnh viễn 20 năm 5 năm |
4 | Hồ sơ desgin đề án tổ chức triển khai ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
5 | Hồ sơ về việc thành lập, đổi tên, chuyển đổi chức năng, nhiệm vụ, nghĩa vụ và quyền lợi của phòng ban và những đơn vị trực thuộc | |
6 | Hồ sơ về bài toán hợp nhất, sáp nhập, phân chia tách, giải thể ban ngành và những đơn vị trực thuộc | |
7 | Hồ sơ xây dựng, phát hành tiêu chuẩn chỉnh chức danh công chức, viên chứ | |
8 | Hồ sơ về chế tạo và tiến hành chỉ tiêu biên chế | |
9 | Báo cáo thống kê lại danh sách, số lượng, chất lượng cán bộ | |
10 | Hồ sơ về quy hướng cán bộ | 20 năm |
11 | Hồ sơ về việc bổ nhiệm, đề bạt, điều động, vận chuyển cán bộ | 70 năm |
12 | Hồ sơ về câu hỏi thi tuyển, thi nâng ngạch, đánh giá chuyển ngạch mặt hàng năm - báo cáo kết quả, danh sách trúng tuyển - hồ sơ dự thi, bài bác thi, tài liệu tổ chức triển khai thi | 20 năm 5 năm |
13 | Hồ sơ kỷ chế độ cán bộ | 70 năm |
14 | Hồ sơ giải quyết chính sách (hưu trí, tử tuất, tai nạn thương tâm lao động, bệnh nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội … | |
15 | Hồ sơ cội cán bộ, công chức, viên chức | Vĩnh viễn |
16 | Sổ, phiếu cai quản hồ sơ cán bộ | 70 năm |
17 | Kế hoạch, report công tác đào tạo, bồi dưỡng cán cỗ của ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
18 | Tài liệu quản lý các cơ sở đào tạo, dạy dỗ nghề trực thuộc - Văn bạn dạng chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, report năm - Kế hoạch, report tháng, quý, công văn trao đổi, bốn liệu, tham khảo | Vĩnh viễn 10 năm |
19 | Hồ sơ tổ chức các lớp bồi dưỡng cán bộ | 10 năm |
20 | Hồ sơ về công tác bảo đảm an toàn chính trị nội bộ | 20 năm |
21 | Hồ sơ buổi giao lưu của Ban do sự tân tiến phụ nữ | 10 năm |
22 | Công văn đàm phán về công tác tổ chức, cán bộ |
Nhóm 4: tư liệu lao động, chi phí lương
STT | Tên đội hồ sơ tài liệu lưu lại trữ | Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu |
1 | Tập văn phiên bản về chi phí lương gửi bình thường đến những cơ quan lại (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thực thi thi hành |
2 | Hồ sơ xây dựng, phát hành thang bảng lương của ngành và report thực hiện | Vĩnh viễn |
3 | Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ phụ cấp của ngành và báo cáo thực hiện | |
4 | Hồ sơ nâng lương của cán bộ, công chức, viên chức | 20 năm |
5 | Công văn bàn bạc về tiền lương | 10 năm |
Nhóm 5: team tài liệu tài chính, kế toán
STT | Tên đội hồ sơ tài liệu lưu giữ trữ | Thời gian bảo quản, tàng trữ hồ sơ, tài liệu |
1 | Tập văn bạn dạng về tài chính, kế toán tài chính gửi bình thường đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn phiên bản hết hiệu lực hiện hành thi hành |
2 | Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định về tài chính, kế toán | Vĩnh viễn |
3 | Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính, kế toán tài chính - nhiều năm hạn, thường niên - 6 tháng, 9 mon - Quý, tháng | Vĩnh viễn 20 năm 5 năm |
4 | Hồ sơ về giá cả nhà nước thường niên của cơ quan và các đơn vị trực thuộc | Vĩnh viễn |
5 | Kế hoạch, báo cáo tài thiết yếu và quyết toán - sản phẩm năm - Tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng | Vĩnh viễn 20 năm |
6 | Hồ sơ thành lập chế độ/quy định về giá | Vĩnh viễn |
7 | Báo cáo kiểm kê, reviews lại gia tài cố định, thanh toán công nợ | 20 năm |
8 | Hồ sơ, tài liệu về việc chuyển nhượng, bàn giao, thanh lý gia sản cố định - đơn vị đất - tài sản khác | Vĩnh viễn 20 năm |
9 | Hồ sơ kiểm tra, điều tra tài chính tại cơ sở và các đơn vị trực thuộc - Vụ bài toán nghiêm trọng - Vụ bài toán khác | Vĩnh viễn 10 năm |
10 | Hồ sơ kiểm toán tại cơ sở và các đơn vị trực thuộc - Vụ vấn đề nghiêm trọng - Vụ vấn đề khác | Vĩnh viễn 10 năm |
11 | Sổ sách kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ đưa ra tiết | 20 năm 10 năm |
12 | Chứng trường đoản cú kế toán thực hiện trực tiếp nhằm ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính | 10 năm |
13 | Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp nhằm ghi sổ kế toán và lập report tài chính | 5 năm |
14 | Công văn hội đàm về công tác tài chính, kế toán | 10 năm |
Nhóm 6: đội tài liệu tạo cơ bản
STT | Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ | Thời gian bảo quản, tàng trữ hồ sơ, tài liệu |
1 | Tập văn bạn dạng về desgin cơ bản gửi phổ biến đến những cơ quan lại (hồ sơ nguyên tắc) | Đến lúc văn bạn dạng hết hiệu lực thi hành |
2 | Hồ sơ kiến thiết văn phiên bản chế độ/quy định, gợi ý về thành lập cơ bạn dạng của ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
3 | Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng cơ bản - dài hạn, mặt hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng | Vĩnh viễn 20 năm 5 năm |
4 | Hồ sơ công trình xây dựng xây dựng cơ bản - dự án công trình nhóm A, công trình áp dụng các giải pháp mới về con kiến trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu mới; công trình xây dựng xây dựng trong điều kiện địa chất, địa hình quan trọng đặc biệt công trình được xếp thứ hạng di tích lịch sử hào hùng văn hóa; - dự án công trình nhóm B, C và thay thế lớn | Vĩnh viễn Theo tuổi lâu công trình |
5 | Hồ sơ sửa chữa nhỏ các công trình | 15 năm |
6 | Công văn hội đàm về công tác làm việc xây dựng cơ bản | 10 năm |
Nhóm 7: team tài liệu công nghệ công nghệ
STT | Tên nhóm hồ sơ tài liệu giữ trữ | Thời gian bảo quản, tàng trữ hồ sơ, tài liệu |
1 | Tập văn phiên bản về hoạt động khoa học technology gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bạn dạng hết hiệu lực hiện hành thi hành |
2 | Hồ sơ về việc xây dựng quy chế vận động khoa học công nghệ của ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
3 | Hồ sơ hội nghị, hội thảo chiến lược khoa học do cơ quan lại tổ chức | Vĩnh viễn |
4 | Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu và phân tích khoa học tập - cấp nhà nước - cấp cho bộ, ngành - cung cấp cơ sở | Vĩnh viễn 20 năm 5 năm |
5 | Hồ sơ buổi giao lưu của Hội đồng kỹ thuật ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
6 | Hồ sơ chương trình, đề tài phân tích khoa học - cấp cho nhà nước - cấp cho bộ, ngành - cung cấp cơ sở | Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm |
7 | Hồ sơ sáng sủa kiến, đổi mới kỹ thuật, quy trình công nghệ hoặc chiến thuật hữu ích được công nhận - cấp nhà nước - cung cấp bộ, ngành - cấp cho cơ sở | Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm |
8 | Hồ sơ xây dựng những tiêu chuẩn ngành | Vĩnh viễn |
9 | Hồ sơ xây dựng, xúc tiến ứng dụng khoa học technology của ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
10 | Các báo cáo khoa học chăm đề vị cơ quan tiến hành để tham gia các hội thảo khoa học | 20 năm |
11 | Hồ sơ xây đắp và cai quản các cơ sở tài liệu của ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
12 | Công văn thảo luận về công tác khoa học, công nghệ | 10 năm |
Nhóm 8: team tài liệu bắt tay hợp tác quốc tế
STT | Tên đội hồ sơ tài liệu lưu lại trữ | Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu |
1 | Tập văn bạn dạng về phù hợp tác quốc tế gửi bình thường đến các cơ quan liêu (hồ sơ nguyên tắc) | Đến lúc văn bạn dạng hết hiệu lực thực thi hiện hành thi hành |
2 | Hồ sơ hội nghị, hội thảo thế giới do cơ quan công ty trì | Vĩnh viễn |
3 | Kế hoạch, report công tác hợp tác và ký kết quốc tế - nhiều năm hạn, mặt hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng | Vĩnh viễn 20 năm 5 năm |
4 | Hồ sơ tạo ra chương trình, dự án công trình hợp tác nước ngoài của ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
5 | Hồ sơ về việc thiết lập cấu hình quan hệ bắt tay hợp tác với các cơ quan, tổ chức nước ngoài | |
6 | Hồ sơ tham gia thành viên những hiệp hội, tổ chức triển khai quốc tế | |
7 | Hồ sơ về vấn đề tham gia các buổi giao lưu của hiệp hội, tổ chức quốc tế (hội nghị, hội thảo, điều tra, khảo sát, thống kê lại …) | |
8 | Hồ sơ niên liễm, đóng góp góp cho các hiệp hội, tổ chức quốc tế | |
9 | Hồ sơ đoàn ra - Ký phối hợp tác - Hội thảo, triển lãm, học tập tập, điều tra khảo sát … | Vĩnh viễn 20 năm |
10 | Hồ sơ đoàn vào - Ký phối hợp tác - Hội thảo, triển lãm, học tập tập, khảo sát điều tra … | |
11 | Thư, điện, thiếp chúc mừng của các cơ quan, tổ chức triển khai nước ngoài - quan lại trọng - Thông thường | |
12 | Công văn thảo luận về công tác bắt tay hợp tác quốc tế | 10 năm |
Nhóm 9: đội tài liệu thanh tra và giải quyết và xử lý khiếu vật nài tố cáo
STT | Tên team hồ sơ tài liệu lưu trữ | Thời gian bảo quản, tàng trữ hồ sơ, tài liệu |
1 | Tập văn bạn dạng về thanh tra và xử lý khiếu nại, tố giác gửi phổ biến đến các cơ quan liêu (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bạn dạng hết hiệu lực thực thi hiện hành thi hành |
2 | Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, giải đáp về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo | Vĩnh viễn |
3 | Kế hoạch, report công tác thanh tra và giải quyết và xử lý khiếu nại, tố cáo - nhiều năm hạn, hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng | Vĩnh viễn 20 năm 5 năm |
4 | Báo cáo công tác làm việc phòng phòng tham nhũng - hàng năm - Tháng, quý, sáu tháng | 20 năm 5 năm |
5 | Hồ sơ thanh tra các vụ việc - Vụ câu hỏi nghiêm trọng - Vụ bài toán khác | Vĩnh viễn 15 năm |
6 | Hồ sơ giải quyết và xử lý các vụ vấn đề khiếu nại, tố cáo - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ vấn đề khác | Vĩnh viễn 15 năm |
7 | Tài liệu về hoạt động vui chơi của tổ chức điều tra nhân dân - report năm - tài liệu khác | Vĩnh viễn 5 năm |
8 | Công văn hội đàm về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo | 10 năm |
Nhóm 10: team tài liệu thi đua, khen thưởng
STT | Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu giữ trữ | Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu |
1 | Tập văn bạn dạng về thi đua, tâng bốc gửi tầm thường đến các cơ quan liêu (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn phiên bản hết hiệu lực thi hành |
2 | Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, lý giải về thi đua, khen thưởng | Vĩnh viễn |
3 | Hồ sơ hội nghị thi đua vày cơ quan công ty trì tổ chức | Vĩnh viễn |
4 | Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng - nhiều năm hạn, hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng | Vĩnh viễn 20 năm 5 năm |
5 | Hồ sơ khen thưởng mang đến tập thể, cá nhân - Các bề ngoài khen thưởng của quản trị nước với Thủ tướng thiết yếu phủ - Các hình thức khen thưởng của bộ trưởng, Thủ trưởng ban ngành ngang Bộ, phòng ban thuộc thiết yếu phủ, chủ tịch UBND cấp tỉnh cùng tương đương - Các vẻ ngoài khen thưởng của bạn đứng đầu tư mạnh quan, tổ chức | Vĩnh viễn 20 năm 10 năm |
6 | Hồ sơ khen thưởng so với người nước ngoài | Vĩnh viễn |
7 | Công văn điều đình về công tác làm việc thi đua, khen thưởng | 10 năm |
Nhóm 11: team tài phương pháp chế
STT | Tên team hồ sơ tài liệu giữ trữ | Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu |
1 | Tập văn bạn dạng về công tác làm việc pháp chế gửi phổ biến đến các cơ quan lại (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn phiên bản hết hiệu lực thực thi thi hành |
2 | Hồ sơ xây dựng, phát hành quy định, hướng dẫn về công tác làm việc pháp chế vày cơ quan chủ trì | Vĩnh viễn |
3 | Hồ sơ họp báo hội nghị công tác pháp chế, phổ cập văn phiên bản quy bất hợp pháp luật | 10 năm |
4 | Kế hoạch, báo cáo công tác pháp chế - dài hạn, sản phẩm năm - Tháng, quý, 6 tháng | Vĩnh viễn 20 năm 5 năm |
5 | Hồ sơ thẩm định và đánh giá văn bạn dạng quy phi pháp luật | Vĩnh viễn |
6 | Hồ sơ về bài toán góp ý chế tạo văn bản quy bất hợp pháp luật vày cơ quan liêu khác công ty trì | 05 năm |
7 | Hồ sơ về việc rà soát văn phiên bản quy phi pháp luật | 10 năm |
8 | Công văn đàm phán về công tác làm việc pháp chế | 10 năm |
Nhóm 12: team tài liệu hành chính, quản lí trị công sở
STT | Tên đội hồ sơ tài liệu lưu giữ trữ | Thời gian bảo quản, tàng trữ hồ sơ, tài liệu |
Tài liệu hành chính, văn thư giữ trữ | ||
1 | Tập văn bản về công tác làm việc hành chính, văn thư, lưu trữ gửi bình thường đến những cơ quan lại (hồ sơ nguyên tắc) | Đến lúc văn bạn dạng hết hiệu lực thực thi hiện hành thi hành |
2 | Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác hành chính, văn thư, lưu lại trữ | Vĩnh viễn |
3 | Hồ sơ hội nghị công tác hành chính văn phòng, văn thư, tàng trữ do cơ sở tổ chức | 10 năm |
4 | Kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, văn thư, lưu lại trữ - Năm, các năm - Quý, tháng | Vĩnh viễn 10 năm |
5 | Hồ sơ thực hiện cải tân hành chính | 20 năm |
6 | Hồ sơ về lập, ban hành Danh mục kín đáo nhà nước của ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
7 | Hồ sơ kiểm tra, phía dẫn nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu lại trữ | 20 năm |
8 | Báo cáo thống kê văn thư, tàng trữ và tài liệu giữ trữ | 20 năm |
9 | Hồ sơ tổ chức tiến hành các vận động nghiệp vụ tàng trữ (thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai quật sử dụng …) | 20 năm |
10 | Hồ sơ về thống trị và sử dụng con dấu | 20 năm |
11 | Tập lưu, sổ đăng ký văn phiên bản đi của cơ quan - Văn bạn dạng quy phi pháp luật - Chỉ thị, quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn - Văn bản khác | Vĩnh viễn 20 năm 50 năm |
12 | Sổ đk văn bản đến | 20 năm |
13 | Công văn trao đổi về hành chính, văn thư, lưu giữ trữ | 10 năm |
Tài liệu quản trị công sở | ||
14 | Tập văn phiên bản về công tác làm việc quản trị văn phòng gửi tầm thường đến các cơ quan liêu (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn phiên bản hết hiệu lực thực thi hiện hành thi hành |
15 | Hồ sơ xây dựng, ban hành các quy định, quy chế về công tác quản trị công sở | Vĩnh viễn |
16 | Hồ sơ họp báo hội nghị công chức, viên chức | 20 năm |
17 | Hồ sơ tổ chức triển khai nếp sống văn hóa công sở | 10 năm |
18 | Hồ sơ về công tác quốc phòng toàn dân, dân quân từ bỏ vệ của cơ quan | 10 năm |
19 | Hồ sơ về phòng chống cháy, nổ, thiên tai… của cơ quan | 10 năm |
20 | Hồ sơ về công tác đảm bảo an toàn trụ sở cơ quan | 10 năm |
21 | Hồ sơ về sử dụng, vận hành ôtô, đồ vật móc, vật dụng của cơ quan | Theo tuổi thọ thiết bị |
22 | Sổ sách cấp phát đồ dùng, văn phòng và công sở phẩm | 05 năm |
23 | Hồ sơ về công tác y tế của cơ quan | 10 năm |
24 | Công văn điều đình về công tác làm việc quản trị công sở | 10 năm |
Nhóm 13: nhóm tài liệu trình độ nghiệp vụ
STT | Tên nhóm hồ sơ tài liệu giữ trữ | Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu |
1 | Tập văn bạn dạng về trình độ chuyên môn nghiệp vụ gửi bình thường đến những cơ quan liêu (hồ sơ nguyên tắc) | Đến lúc văn bản hết hiệu lực thực thi thi hành |
2 | Hồ sơ xây dựng, ban hành văn bạn dạng quản lý chuyên môn nghiệp vụ | Vĩnh viễn |
3 | Hồ sơ họp báo hội nghị về chuyên môn nghiệp vụ vị cơ quan liêu tổ chức | 10 năm |
4 | Kế hoạch, report về chuyên môn nghiệp vụ của cơ sở và những đơn vị trực thuộc - mặt hàng năm - Tháng, quý, sáu tháng | Vĩnh viễn 20 năm |
5 | Kế hoạch, báo cáo về trình độ nghiệp vụ của các đối tượng thuộc phạm vi quản lí lý - hàng năm - Tháng, quý, sáu tháng | Vĩnh viễn 10 năm |
6 | Hồ sơ quản lí lý, tổ chức triển khai các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ - Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, report năm - Kế hoạch, report tháng, quý, công văn trao đổi | Vĩnh viễn 10 năm |
7 | Hồ sơ xây dựng, cai quản và tổ chức tiến hành các chương trình mục tiêu, dự án công trình chuyên môn | Vĩnh viễn |
8 | Hồ sơ lãnh đạo điểm về trình độ chuyên môn nghiệp vụ | |
9 | Hồ sơ kiểm tra, phía dẫn trình độ chuyên môn nghiệp vụ | |
10 | Hồ sơ giải quyết và xử lý các vụ câu hỏi trong hoạt động cai quản chuyên môn nghiệp vụ - Vụ câu hỏi quan trọng - Vụ bài toán khác | Vĩnh viễn 20 năm |
11 | Báo cáo phân tích, thống kê siêng đề | Vĩnh viễn |
12 | Sổ sách làm chủ về trình độ nghiệp vụ | 20 năm |
13 | Công văn dàn xếp về chuyên môn nghiệp vụ | 10 năm |
Nhóm 14: team tài liệu trình độ nghiệp vụ
STT | Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ | Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu |
Tài liệu của tổ chức Đảng | ||
1 | Tập văn phiên bản chỉ đạo, gợi ý của tổ chức triển khai Đảng cấp cho trên gửi phổ biến đến các cơ quan liêu (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
2 | Hồ sơ Đại hội | Vĩnh viễn |
3 | Chương trình, kế hoạch và report công tác - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, 6 tháng | Vĩnh viễn 10 năm |
4 | Hồ sơ tổ chức tiến hành các cuộc chuyên chở lớn, chỉ thị, nghị quyết của tw và những cấp ủy Đảng | Vĩnh viễn |
5 | Hồ sơ về thành lập/sáp nhập, công nhận tổ chức triển khai Đảng | Vĩnh viễn |
6 | Hồ sơ về tiếp nhận, chuyển nhượng bàn giao công tác Đảng | 10 năm |
7 | Hồ sơ về hoạt động kiểm tra, giám sát | 20 năm |
8 | Hồ sơ tấn công giá, xếp loại tổ chức cơ sở Đảng, Đảng viên | 70 năm |
9 | Hồ sơ đảng viên | 70 năm |
10 | Sổ sách (đăng ký Đảng viên, Đảng phí, ghi biên bản) | 20 năm |
11 | Công văn trao đổi về công tác làm việc Đảng | 10 năm |
Tài liệu tổ chức Công đoàn | ||
12 | Tập văn bản chỉ đạo, trả lời của tổ chức Công đoàn cấp trên gửi phổ biến đến những cơ quan liêu (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thực thi thi hành |
13 | Hồ sơ Đại hội | Vĩnh viễn |
14 | Chương trình, chiến lược và report công tác - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, 6 tháng | Vĩnh viễn 10 năm |
15 | Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận chuyển lớn, tiến hành nghị quyết của tổ chức triển khai Công đoàn | Vĩnh viễn |
16 | Tài liệu về tổ chức, nhân sự cùng các hoạt động vui chơi của tổ chức Công đoàn | Vĩnh viễn |
17 | Hồ sơ hội nghị cán bộ, công chức, viên chức hàng năm của cơ quan | 20 năm |
18 | Sổ sách | 20 năm |
19 | Công văn hiệp thương về công tác Công đoàn | 10 năm |
Tài liệu tổ chức triển khai Đoàn Thanh niên | ||
20 | Tập văn bạn dạng chỉ đạo, lí giải của tổ chức triển khai Đoàn cung cấp trên gửi bình thường đến những cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến lúc văn bạn dạng hết hiệu lực thực thi thi hành |
21 | Hồ sơ Đại hội | Vĩnh viễn |
22 | Chương trình, planer và báo cáo công tác - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, 6 tháng | Vĩnh viễn 10 năm |
23 | Hồ sơ tổ chức tiến hành các cuộc vận chuyển lớn, thực hiện nghị quyết của Đảng, đơn vị nước, Đoàn Thanh niên | Vĩnh viễn |
24 | Tài liệu về tổ chức, nhân sự với các buổi giao lưu của Đoàn giới trẻ cơ quan | 20 năm |
25 | Sổ sách | 20 năm |
26 | Công văn bàn bạc về công tác Đoàn | 10 năm |
Hy vọng nội dung bài viết trên đây sẽ giúp đỡ bạn cụ thể nhất về quy định tàng trữ hồ sơ, tài liệu trong các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.
Nếu bạn muốn bài viết liên quan quy trình thống trị kho tài liệu và tứ vấn phương pháp sắp xếp, khai quật hồ sơ, giấy tờ hiệu quả?
Trong vượt trình chuyển động tại doanh nghiệp luôn phát sinh nhiềuvăn bản, sách vở và giấy tờ hồ sơ để cung ứng thực hiện nay công việc. Những văn bản này đề nghị đượcphân loại bảo quản vào kho lưu trữ tài liệu theo pháp luật của pháp luật.
Bài viết bên dưới đây, Lạc Việt để giúp bạn biết được các phân loạinhóm tài liệu theo cơ chế hiện hành và thời hạn lưu trữ hồ sơ về tối đa đúngquy định và vừa đủ nhất.
I. Những loại hồ nước sơ, tư liệu trong doanh nghiệp
Thông thường những loại làm hồ sơ tại doanh nghiệp sẽ tiến hành phân thành3 đội chính:
- đội 1: các giấy tờ nội bộ như: quy định chính sách, sổ tay, hướngdẫn công việc, phiên bản sẽ, biểu mẫu….
- đội 2: các hồ sơ, tài liệu phát sinh từ phía bên ngoài được á dụng vàohoạt động vận hành của người tiêu dùng như: tài liệu kỹ thuật, kế hoạch, tiêu chuẩn….
- nhóm 3: các tài liệu tham khảo khác chỉ mang ý nghĩa hướng dẫn, khôngbắt buộc.
2. Những loại hồ sơ, tài liệu buộc phải phân một số loại và bảo vệ theo quy địnhcủa pháp luật
Theo mức sử dụng về tàng trữ hồ sơ tại điều 3, thông tứ 09/2011/TT-BNV thì các đơn vịlà doanh nghiệp, phòng ban nhà nước, tổ chức chính trị hoặc cơ swor chế tạo – kinhdoanh phải phân chia các tài liệu, làm hồ sơ thành các nhóm như sau nhằm lưu trữ:
- đội 1: tài liệu tổng thích hợp chung
- đội 2: tư liệu về báo cáo, thống kê, planer hoạt động
- team 3: tài liệu về cơ cấu tổ chức
- đội 4: tài liệu về quản trị, hành bao gồm – nhân sự
- team 5: tư liệu về kế toán, kiểm toán, tài chính
- team 6: hồ sơ về khuôn khổ xây dựng cơ bản
- đội 7: hồ nước sơ, sáng chế khoa học, công nghệ
- team 8: Hồ sợ đấu thầu, dự thầu, biên bạn dạng hợp tác
- nhóm 9: hồ sơ thanh tra, giải quyết tranh chấp, khiếu nại
- team 10: làm hồ sơ về thi đua, khen thưởng
- đội 11: tài liệu về pháp chế
- team 12: tài liệu về quản lí trị công sở
- team 13: Tài liệu, hồ nước sơ tương quan đến các nghiệp vụ chuyênmôn
- nhóm 14: tài liệu về Đảng, Đoàn thể trong cơ quan doanh nghiệp
3. Hiện tượng về thời gian lưu trữ hồ sơ, tài liệu
Cũng theo thông bốn số 09/2011/TT-BNV kèm theo 14 nhóm tài liệuchính sẽ sở hữu thời hạn bảo vệ nhất định
Thông tứ này được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chứcchính trị, tổ chức chính trị - thôn hội, tổ chức triển khai xã hội, tổ chức triển khai xã hội - nghềnghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang quần chúng (sau phía trên gọi chung là cơquan, tổ chức).
Nhóm 1: Tài liệutổng hợp
| STT | Tên đội hồ sơ tài liệu lưu trữ | Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu |
| 1 | Tập văn bạn dạng gửi chung đến những cơ quan - công ty trương, đường lối của Đảng với pháp luật ở trong phòng nước (hồ sơ nguyên tắc) - Gửi để biết (đổi tên cơ quan, đổi trụ sở, thay đổi dấu, thông báo chữ cam kết …) | Đến lúc văn bạn dạng hết hiệu lực thi hành 05 năm |
| 2 | Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định/hướng dẫn những vấn đề chung của ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
| 3 | Hồ sơ kỷ niệm các dịp lễ lớn, sự kiện đặc biệt do cơ quan chủ trì tổ chức | Vĩnh viễn |
| 4 | Hồ sơ họp báo hội nghị tổng kết, sơ kết công tác của ngành, phòng ban - Tổng kết năm - Sơ kết tháng, quý, 6 tháng | Vĩnh viễn 5 năm |
| 5 | Kế hoạch, report công tác mặt hàng năm - Của cơ quan cấp trên - Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc - Của đơn vị chức năng | 10 năm Vĩnh viễn 10 năm |
| 6 | Kế hoạch, báo cáo công tác quý, 6 tháng, 9 tháng - Của cơ quan cung cấp trên - Của phòng ban và các đơn vị trực thuộc - Của đơn vị chức năng | 5 năm 20 năm 5 năm |
| 7 | Kế hoạch, báo cáo tháng, tuần - Của cơ quan cung cấp trên - Của ban ngành và những đơn vị trực thuộc - Của đơn vị chức năng chức năng | 5 năm 10 năm 5 năm |
| 8 | Kế hoạch, report công tác chợt xuất | 10 năm |
| 9 | Hồ sơ tổ chức triển khai chủ trương, đường lối của Đảng với pháp luật của nhà nước | Vĩnh viễn |
| 10 | Hồ sơ tổ chức tiến hành chế độ/quy định/hướng dẫn những vấn đề chung của ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
| 11 | Hồ sơ ứng dụng ISO của ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
| 12 | Tài liệu về công tác làm việc thông tin, tuyên truyền của cơ quan - Văn bạn dạng chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm - Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi | Vĩnh viễn 10 năm |
| 13 | Tài liệu về hoạt động vui chơi của Lãnh đạo (báo cáo, bản thuyết trình/giải trình, trả lời chất vấn tại Quốc hội, bài bác phát biểu tại những sự kiện lớn…) | Vĩnh viễn |
| 14 | Tập thông tin ý kiến, kết luận cuộc họp | 10 năm |
| 15 | Sổ ghi biên phiên bản các cuộc họp giao ban, sổ tay công tác làm việc của lãnh đạo cơ quan, thư ký lãnh đạo - Bộ, cơ quan ngang cỗ và tương đương - ủy ban nhân dân tỉnh cùng tương đương - Cơ quan, tổ chức triển khai khác | Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm |
| 16 | Tập công văn hiệp thương về những vấn đề chung | 10 năm |
Nhóm 2: Tài liệuquy hoạch
| STT | Tên đội hồ sơ tài liệu lưu giữ trữ | Thời gian bảo quản, tàng trữ hồ sơ, tài liệu |
| 1 | Kế hoạch, báo cáo công tác quy hoạch, kế hoạch, thống kê - nhiều năm hạn, mặt hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng | Vĩnh viễn 20 năm 5 năm |
| Tài liệu quy hoạch | ||
| 2 | Tập văn bạn dạng về quy hoạch gửi tầm thường đến các cơ quan lại (hồ sơ nguyên tắc) | Đến lúc văn phiên bản hết hiệu lực thực thi thi hành |
| 3 | Hồ sơ chế tạo quy hoạch phát triển ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
| 4 | Hồ sơ về kiến thiết đề án, dự án, chương trình kim chỉ nam của ngành, cơ sở được phê duyệt | |
| 5 | Hồ sơ quản lý, tổ chức triển khai các đề án, dự án, chương trình mục tiêu của ngành, cơ quan | |
| 6 | Hồ sơ thẩm định, phê chuyên chú đề án chiến lược, đề án quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình kim chỉ nam của các đố | |
| 7 | Báo cáo reviews thực hiện các đề án chiến lược, đề án, quy hoạch vạc triển, đề án, dự án, chương trình, kim chỉ nam của các đối tượng người dùng thuộc phạm vi thống trị nhà nước - Tổng kết - Sơ kết | Vĩnh viễn 10 năm |
| 8 | Công văn điều đình về công tác làm việc quy hoạch | 10 năm |
| Tài liệu kế hoạch | ||
| 9 | Tập văn bạn dạng về planer gửi bình thường đến những cơ quan liêu (hồ sơ nguyên tắc) | Đến lúc văn bạn dạng hết hiệu lực thi hành |
| 10 | Chỉ tiêu chiến lược phát triển tài chính - làng hội mặt hàng năm - phòng ban ban hành - phòng ban thực hiện - cơ quan để biế | Vĩnh viễn Vĩnh viễn 5 năm |
| 11 | Hồ sơ thiết kế kế hoạch và report thực hiện chiến lược của ngành, cơ quan - lâu năm hạn, sản phẩm năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng | Vĩnh viễn 20 năm 5 năm |
| 12 | Kế hoạch và report thực hiện nay kế hoạch của những đơn vị trực thuộc - lâu năm hạn, mặt hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng | Vĩnh viễn 20 năm 5 năm |
| 13 | Hồ sơ chỉ đạo, khám nghiệm việc thực hiện kế hoạch | 20 năm |
| 14 | Kế hoạch report thực hiện kế hoạch của các đối tượng người sử dụng thuộc phạm vi quản lý về kế hoạch - sản phẩm năm - Quý, 6 tháng, 9 tháng | Vĩnh viễn 5 năm |
| 15 | Công văn hội đàm về công tác làm việc kế hoạch | 10 năm |
| Tài liệu thống kê | ||
| 16 | Tập văn bản về thống kê lại gửi tầm thường đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thực thi hiện hành thi hành |
| 17 | Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản chế độ/quy định, gợi ý về những thống kê của ngành | Vĩnh viễn |
| 18 | Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề - dài hạn, thường niên - Quý, 6 tháng, 9 tháng | Vĩnh viễn 20 năm |
| 19 | Báo cáo điều tra cơ bạn dạng - report tổng phù hợp - report cơ sở, phiếu điều tra | Vĩnh viễn 10 năm |
| 20 | Báo cáo phân tích với dự báo | Vĩnh viễn |
| 21 | Công văn bàn bạc về công tác thống kê, điều tra | 10 năm |
Nhóm 3: Tài liệu tổ chức cán bộ
| STT | Tên team hồ sơ tài liệu lưu lại trữ | Thời gian bảo quản, tàng trữ hồ sơ, tài liệu |
| 1 | Tập văn phiên bản về công tác tổ chức, cán bộ gửi bình thường đến những cơ quan lại (hồ sơ nguyên tắc) | Đến lúc văn phiên bản hết hiệu lực thi hành |
| 2 | Hồ sơ xây dựng, ban hành Điều lệ tổ chức, quy định làm việc, chế độ/quy định, khuyên bảo về tổ chức, cán bộ | Vĩnh viễn |
| 3 | Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán bộ - nhiều năm hạn, mặt hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng | Vĩnh viễn 20 năm 5 năm |
| 4 | Hồ sơ gây ra đề án tổ chức triển khai ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
| 5 | Hồ sơ về câu hỏi thành lập, thay đổi tên, biến hóa chức năng, nhiệm vụ, quyền lợi và nghĩa vụ của cơ quan và các đơn vị trực thuộc | |
| 6 | Hồ sơ về câu hỏi hợp nhất, sáp nhập, phân tách tách, giải thể cơ quan và những đơn vị trực thuộc | |
| 7 | Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chứ | |
| 8 | Hồ sơ về thiết kế và triển khai chỉ tiêu biên chế | |
| 9 | Báo cáo những thống kê danh sách, số lượng, unique cán bộ | |
| 10 | Hồ sơ về quy hoạch cán bộ | 20 năm |
| 11 | Hồ sơ về bài toán bổ nhiệm, đề bạt, điều động, vận chuyển cán bộ | 70 năm |
| 12 | Hồ sơ về vấn đề thi tuyển, thi nâng ngạch, đánh giá chuyển ngạch mặt hàng năm - report kết quả, danh sách trúng tuyển - làm hồ sơ dự thi, bài thi, tài liệu tổ chức triển khai thi | 20 năm 5 năm |
| 13 | Hồ sơ kỷ hiện tượng cán bộ | 70 năm |
| 14 | Hồ sơ giải quyết cơ chế (hưu trí, tử tuất, tai nạn thương tâm lao động, bệnh dịch nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội … | |
| 15 | Hồ sơ cội cán bộ, công chức, viên chức | Vĩnh viễn |
| 16 | Sổ, phiếu thống trị hồ sơ cán bộ | 70 năm |
| 17 | Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, tu dưỡng cán cỗ của ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
| 18 | Tài liệu làm chủ các các đại lý đào tạo, dạy nghề trực thuộc - Văn phiên bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm - Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi, tư liệu, tham khảo | Vĩnh viễn 10 năm |
| 19 | Hồ sơ tổ chức những lớp tu dưỡng cán bộ | 10 năm |
| 20 | Hồ sơ về công tác bảo vệ chính trị nội bộ | 20 năm |
| 21 | Hồ sơ hoạt động vui chơi của Ban bởi vì sự văn minh phụ nữ | 10 năm |
| 22 | Công văn thảo luận về công tác làm việc tổ chức, cán bộ |
